Une campagne de mise à jour KYC qui finit dans les délais
Un établissement financier tenu de mettre à jour ses dossiers de connaissance client sur son portefeuille entreprises, avec des documents expirant à onze mille dates différentes.
Qui c’est.
Un établissement financier avec un portefeuille entreprises et une obligation réglementaire de tenir à jour ses dossiers de connaissance client. Les documents de ces dossiers expirent chacun à leur rythme — onze mille dates différentes sur le portefeuille.
Anonymisé à la demande du client. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite.
Ce qu’il fallait résoudre.
Le suivi des expirations vivait dans un tableur toujours légèrement périmé. Chaque mise à jour supposait de relire un dossier pour trouver le champ qui avait changé, et quand un régulateur demandait pourquoi un dossier était passé, la réponse se construisait de mémoire.
À quoi ressemblait la réussite.
- Savoir à tout moment quels dossiers sont périmés, et pourquoi
- Vérifier l’identité de la société au registre plutôt que de faire confiance au dossier
- Pouvoir montrer ce qui a été contrôlé, pour n’importe quel dossier, à n’importe quelle date
Ce que Ceertia fait ici.
Un cas d’usage par type de client, contrôlant présence, validité et cohérence inter-documents en une passe, avec identité et dirigeants recoupés aux registres officiels des entreprises. Chaque verdict est stocké avec son extrait source : le dossier porte sa propre justification.
Chaque dirigeant nommé dans la déclaration de bénéficiaires effectifs doit figurer dans l’extrait du registre des entreprises de la même société.
Comment ça s’exécute, étape par étape.
Le dossier arrive avec ses documents, dans n’importe quel format, de qui que ce soit.
Chaque page est identifiée et mise en regard de la liste des documents attendus. Documents manquants, doublons et pages hors périmètre sont signalés dès la réception.
Chaque règle pose une question au dossier et y répond directement sur les documents, avec page, zone et texte source attachés au verdict.
L’équipe approuve, demande une correction, ou rejette. Aucun dossier n’est approuvé ni rejeté automatiquement.
Ce qui a changé.
La campagne de mise à jour s’est achevée dans les délais, et le tableur a été mis au rebut. La question d’un régulateur trouve désormais sa réponse dans le dossier lui-même, pas chez la dernière personne à l’avoir ouvert.
- Les dates d’expiration vivaient dans un tableur toujours légèrement périmé.
- Chaque mise à jour supposait de relire les documents pour trouver le champ qui avait changé.
- À un régulateur demandant pourquoi un dossier était passé, on répondait de mémoire.
- Chaque dossier est contrôlé en présence, validité et cohérence en une fois.
- Identité et dirigeants sont recoupés avec les registres officiels.
- Chaque verdict est stocké avec son extrait source : le dossier se défend lui-même.
Cas anonymisé. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite. Les chiffres décrivent les volumes et les contrôles de ce scénario.
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Un prêteur aux particuliers dont les analystes passaient les vingt premières minutes de chaque dossier à vérifier que les documents concordaient.
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Apportez un dossier réel à une démo de 30 minutes. Voyez la vérification s’exécuter, preuves à l’écran.