Aucune attestation non signée n’atteint l’échéance
Une équipe contentieux assemblant des écritures depuis les pièces du client, les rapports d’experts et les pièces annexes, sous des délais qui ne bougent pas.
Qui c’est.
Une équipe contentieux assemblant des écritures depuis les pièces du client, les rapports d’experts et les pièces annexes. L’échéance est fixée par la juridiction et ne bouge pas, ce qui rend tout défaut découvert tard très coûteux.
Anonymisé à la demande du client. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite.
Ce qu’il fallait résoudre.
Les collaborateurs vérifiaient signatures et numérotation à la main, souvent tard le soir. Une attestation non signée était parfois repérée par la juridiction plutôt que par le cabinet, et les renvois aux pièces dans l’écriture divergeaient du bordereau.
À quoi ressemblait la réussite.
- Confirmer que chaque attestation est signée et datée avant clôture du bordereau
- Rapprocher la numérotation des pièces de chaque renvoi de l’écriture
- Vérifier le bordereau avant l’échéance, pas le jour même
Ce que Ceertia fait ici.
Un cas d’usage par type d’acte, déclarant les pièces exigées par la juridiction et les contrôles à exécuter : présence de signature, dates de signature contre la date de dépôt, et numérotation contre chaque renvoi de l’écriture.
Chaque attestation du dossier doit être signée et datée, et sa date de signature doit précéder la date de dépôt.
Comment ça s’exécute, étape par étape.
Le dossier arrive avec ses documents, dans n’importe quel format, de qui que ce soit.
Chaque page est identifiée et mise en regard de la liste des documents attendus. Documents manquants, doublons et pages hors périmètre sont signalés dès la réception.
Chaque règle pose une question au dossier et y répond directement sur les documents, avec page, zone et texte source attachés au verdict.
L’équipe approuve, demande une correction, ou rejette. Aucun dossier n’est approuvé ni rejeté automatiquement.
Ce qui a changé.
Le cabinet n’a plus manqué d’échéance pour un défaut de pièce depuis. La passe manuelle nocturne sur signatures et numérotation a disparu du process.
- Les collaborateurs vérifiaient signatures et numérotation à la main, tard le soir.
- Une attestation non signée était repérée par la juridiction, pas par le cabinet.
- Les renvois aux pièces dans l’écriture et le bordereau divergeaient.
- Chaque attestation est contrôlée en signature et en date dès la réception.
- La numérotation des pièces est rapprochée de chaque renvoi de l’écriture.
- Le bordereau est vérifié avant l’échéance, pas le jour même.
Cas anonymisé. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite. Les chiffres décrivent les volumes et les contrôles de ce scénario.
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Un cabinet ouvrant plusieurs centaines de dossiers par mois, chacun exigeant les mêmes pièces d’engagement avant toute facturation.
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Apportez un dossier réel à une démo de 30 minutes. Voyez la vérification s’exécuter, preuves à l’écran.