Un premier jour avec un dossier complet, à chaque fois
Une équipe people operations intégrant dans plusieurs pays, où chaque recrutement exigeait un jeu de documents différent et où rien n’arrivait ensemble.
Qui c’est.
Une équipe people operations intégrant dans plusieurs pays. Chaque recrutement exige un jeu de documents différent selon la localisation, et aucun de ces documents n’arrive jamais en même temps.
Anonymisé à la demande du client. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite.
Ce qu’il fallait résoudre.
Les RH relançaient par email pour les pages manquantes, recrutement par recrutement. Les exigences par pays vivaient dans la tête des coordinateurs locaux, et une signature manquante apparaissait parfois au premier cycle de paie.
À quoi ressemblait la réussite.
- Exécuter la checklist de chaque recrutement automatiquement à mesure des arrivées
- Tenir les règles par pays ailleurs que dans la mémoire d’un coordinateur
- Ne demander qu’une fois au candidat, la page exacte qui manque
Ce que Ceertia fait ici.
Un cas d’usage versionné par pays, déclarant les documents que cette juridiction exige et les contrôles de cohérence entre eux. L’identité du contrat est rapprochée de la pièce d’identité et du formulaire de paie avant la date d’entrée.
L’identité du contrat doit correspondre à la pièce d’identité et au formulaire de paie avant la date d’entrée.
Comment ça s’exécute, étape par étape.
Le dossier arrive avec ses documents, dans n’importe quel format, de qui que ce soit.
Chaque page est identifiée et mise en regard de la liste des documents attendus. Documents manquants, doublons et pages hors périmètre sont signalés dès la réception.
Chaque règle pose une question au dossier et y répond directement sur les documents, avec page, zone et texte source attachés au verdict.
L’équipe approuve, demande une correction, ou rejette. Aucun dossier n’est approuvé ni rejeté automatiquement.
Ce qui a changé.
L’intégration se valide environ quatre jours plus vite, et le premier cycle de paie a cessé d’être l’endroit où l’on découvre les manques. Un changement d’exigence locale est désormais une modification unique, pas un briefing.
- Les RH relançaient par email pour les pages manquantes, recrutement par recrutement.
- Les exigences par pays vivaient dans la tête des coordinateurs locaux.
- Une signature manquante apparaissait au premier cycle de paie.
- Chaque recrutement a une checklist qui s’exécute d’elle-même à mesure des arrivées.
- Les règles par pays vivent dans leur propre cas d’usage versionné, pas dans une mémoire.
- On demande au candidat une seule fois la page exacte qui manque.
Cas anonymisé. Les noms des clients ne sont jamais divulgués sans autorisation écrite. Les chiffres décrivent les volumes et les contrôles de ce scénario.
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Un employeur avec un effectif international important, dont les preuves de droit au travail expiraient à des centaines de dates différentes.
Lire le cas → RHUne vérification des prestataires au même standard que l’embaucheUne organisation engageant des prestataires externes via des agences, où les preuves de vérification étaient inégales et rarement revérifiées.
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