Detener el pago antes de usar el IBAN equivocado
Un centro de servicios financieros compartidos que paga facturas de proveedor contra pedidos, tras un intento de fraude por cambio de datos bancarios.
Quién es.
Un centro de servicios financieros compartidos que paga facturas de proveedor para un grupo de sociedades operativas. El cuadre a tres — factura, pedido, albarán — se hacía a ojo, en volumen, bajo la presión del cierre.
Anonimizado a petición del cliente. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita.
Qué había que resolver.
Un intento de fraude por cambio de datos bancarios dejó la brecha a la vista: un IBAN cambiado en un membrete familiar parecía exactamente una actualización legítima, y nada lo comparaba con el maestro de proveedores. Las facturas duplicadas se descubrían en la conciliación, tras el pago.
Cómo se veía el éxito.
- Cuadrar importe, cantidad y datos bancarios entre los tres documentos
- Evitar que un cambio de datos bancarios pase por una actualización rutinaria
- Detectar duplicados al recibirse en lugar de en la conciliación
Qué hace Ceertia aquí.
Un caso de uso para pagos a proveedores que cuadra los tres documentos y compara el IBAN de la factura con el maestro de proveedores. Una diferencia no rechaza la factura — la retiene para que una persona la mire, citando ambos valores.
El IBAN de la factura debe coincidir con el del maestro de proveedores; cualquier diferencia retiene el pago para revisión humana.
Cómo se ejecuta, paso a paso.
El expediente llega con sus documentos, en cualquier formato, de quien sea.
Cada página se identifica y se contrasta con la lista de documentos esperados. Documentos faltantes, duplicados y páginas fuera de alcance se señalan al recibirse.
Cada regla hace una pregunta al expediente y la responde directamente sobre los documentos, con página, zona y texto fuente adjuntos al veredicto.
El equipo aprueba, pide una corrección o rechaza. Ningún expediente se aprueba ni se rechaza automáticamente.
Qué cambió.
Un intento de desvío se detuvo antes del pago. Los duplicados afloran ahora al recibirse, y el cierre transcurre sin las sorpresas de conciliación que lo caracterizaban.
- El cuadre a tres se hacía a ojo, en volumen, bajo la presión del cierre.
- Un IBAN cambiado en un membrete familiar parecía exactamente una actualización legítima.
- Las facturas duplicadas se descubrían en la conciliación, tras el pago.
- Importe, cantidad y datos bancarios se cuadran entre factura, pedido y albarán.
- Un dato bancario distinto del maestro de proveedores detiene el expediente.
- Los duplicados se detectan al recibirse, no en la conciliación.
Caso anonimizado. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita. Las cifras describen los volúmenes y los controles de este escenario.
Otros expedientes, el mismo motor.
Un prestamista al consumo cuyos analistas dedicaban los primeros veinte minutos de cada expediente a comprobar que los documentos concordaban.
Leer el caso → ConformidadUna campaña de actualización KYC que termina a tiempoUna entidad financiera obligada a actualizar sus expedientes de conocimiento del cliente en su cartera de empresas, con documentos que caducan en once mil fechas distintas.
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