Defender dos años de expedientes en una auditoría
Un obligado al que su autoridad de control pide justificar decisiones tomadas sobre expedientes presentados hasta dos años antes, bajo reglas modificadas dos veces desde entonces.
Quién es.
Un obligado con dos años de expedientes presentados a su espalda, al que su autoridad de control pide justificar las decisiones tomadas sobre una muestra. En ese tiempo, el marco de referencia se había revisado dos veces.
Anonimizado a petición del cliente. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita.
Qué había que resolver.
Justificar una decisión antigua implicaba encontrar a quien la tomó, y esperar que recordara qué versión de las reglas aplicaba. Nada en el archivo probaba contra qué se había comprobado realmente un expediente de 2024.
Cómo se veía el éxito.
- Reproducir cada decisión contra las reglas vigentes en su propia fecha
- Mostrar el extracto fuente detrás de cada veredicto, no un resumen
- Producir un paquete de auditoría sin semanas de montaje manual
Qué hace Ceertia aquí.
El versionado de reglas no es un añadido aquí: cada veredicto ya se almacenaba con la versión de la regla, el extracto fuente, la página y la zona, y una marca de tiempo. La auditoría consistió en reproducir expedientes, no en reconstruirlos, y en exportar la evidencia en formato legible por máquina.
Cada veredicto de verificación almacena la versión de la regla, el extracto fuente y la marca de tiempo: nada se afirma sin su prueba.
Cómo se ejecuta, paso a paso.
El expediente llega con sus documentos, en cualquier formato, de quien sea.
Cada página se identifica y se contrasta con la lista de documentos esperados. Documentos faltantes, duplicados y páginas fuera de alcance se señalan al recibirse.
Cada regla hace una pregunta al expediente y la responde directamente sobre los documentos, con página, zona y texto fuente adjuntos al veredicto.
El equipo aprueba, pide una corrección o rechaza. Ningún expediente se aprueba ni se rechaza automáticamente.
Qué cambió.
Dos años de expedientes se defendieron frente a tres versiones sucesivas de reglas. El paquete de auditoría pasó a ser una exportación en lugar de un proyecto, y la respuesta a «por qué pasó este expediente» un registro guardado en vez de un recuerdo.
- Justificar una decisión antigua implicaba encontrar al revisor que la tomó.
- Nadie podía probar contra qué versión de las reglas se comprobó un expediente de 2024.
- Preparar un paquete de auditoría llevaba semanas de montaje manual.
- Cada expediente se reproduce contra la versión de regla aplicable en su propia fecha.
- Cada veredicto muestra su extracto fuente, su página y zona, y su marca de tiempo.
- El paquete de auditoría se exporta en formato legible por máquina, a petición.
Caso anonimizado. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita. Las cifras describen los volúmenes y los controles de este escenario.
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Traiga un expediente real a una demo de 30 minutos. Vea ejecutarse la verificación, con la evidencia en pantalla.