Apertura de expedientes sin un procurador por expediente
Un despacho que abre varios cientos de expedientes al mes, cada uno con los mismos documentos de encargo antes de poder facturar.
Quién es.
Un despacho que abre varios cientos de expedientes al mes en varias oficinas. Cada uno necesita los mismos documentos de encargo antes de poder facturar — y cada oficina tenía su forma de recogerlos.
Anonimizado a petición del cliente. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita.
Qué había que resolver.
Abrir un expediente implicaba que un procurador comprobara seis documentos, uno a uno. El trabajo a veces empezaba antes de contrafirmar la carta de encargo, y la evidencia de identidad del cliente se recogía de forma desigual entre oficinas.
Cómo se veía el éxito.
- Comprobar automáticamente los documentos de apertura al llegar
- Impedir la apertura de un expediente mientras falte un documento obligatorio
- Aplicar un solo estándar en todas las oficinas
Qué hace Ceertia aquí.
Un único caso de uso de apertura, usado por todas las oficinas. Declara los seis documentos obligatorios y comprueba que la identidad del cliente sea coherente entre la carta de encargo, el poder y la evidencia de prevención de blanqueo.
La identidad del cliente en la carta de encargo debe coincidir con la del poder y la evidencia de prevención de blanqueo.
Cómo se ejecuta, paso a paso.
El expediente llega con sus documentos, en cualquier formato, de quien sea.
Cada página se identifica y se contrasta con la lista de documentos esperados. Documentos faltantes, duplicados y páginas fuera de alcance se señalan al recibirse.
Cada regla hace una pregunta al expediente y la responde directamente sobre los documentos, con página, zona y texto fuente adjuntos al veredicto.
El equipo aprueba, pide una corrección o rechaza. Ningún expediente se aprueba ni se rechaza automáticamente.
Qué cambió.
La apertura de expediente ganó cerca de un día, y la variación entre oficinas desapareció al ejecutar todas el mismo caso de uso. El trabajo ya no empieza sobre un encargo sin firmar.
- Abrir un expediente implicaba que un procurador comprobara seis documentos, uno a uno.
- El trabajo a veces empezaba antes de contrafirmar la carta de encargo.
- La evidencia de identidad del cliente se recogía de forma desigual entre oficinas.
- Los documentos de apertura se comprueban automáticamente al llegar.
- No se puede abrir un expediente mientras falte un documento obligatorio.
- El mismo estándar aplica en cada oficina, desde el mismo caso de uso.
Caso anonimizado. Los nombres de los clientes nunca se divulgan sin autorización escrita. Las cifras describen los volúmenes y los controles de este escenario.
Otros expedientes, el mismo motor.
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